Secrétaire Général
L’ASTF est un acteur de référence dans la prévention et la santé au travail au Luxembourg. Notre mission est d’assurer le suivi médical et l’accompagnement des salariés du secteur financier, en étroite collaboration avec les employeurs et les équipes pluridisciplinaires.
Dans le cadre du développement de l’ASTF, nous recherchons un(e) Secrétaire général(e)
Responsabilités
Soutien stratégique et opérationnel au Directeur Général
• Assurer le relais opérationnel des décisions du Directeur Général et du Conseil d’Administration.
• Préparer et rédiger les comptes-rendus des réunions du CA et des AG (ordre du jour, synthèse des décisions, suivi des actions).
• Organiser la logistique des réunions (convocations, supports, salles, visioconférence).
• Suivre les décisions et plans d’action via des tableaux de bord et des rappels réguliers.
• Servir d’interface avec les partenaires institutionnels, les membres du CA et les prestataires externes (banques, auditeurs, avocats, RCS).
Gestion des projets transverses
• Coordonner les projets stratégiques avec les différentes équipes (conformité RGPD, CISO, conférences organisées).
• Suivre les échéanciers, budgets et livrables avec la production de rapports d’avancement.
• Animer les groupes de travail existants et garantir la traçabilité et l’execution des décisions.
• Préparation de divers supports de présentation.
Administration et gestion opérationnelle
• Superviser les processus administratifs et leur conformité aux réglementations luxembourgeoises.
• Gérer les archives physiques et électroniques.
• Assurer la veille réglementaire et proposer des ajustements internes.
• Coordonner avec le service RH pour les déclarations obligatoires.
• Superviser et revoir les contrats avec les prestataires.
• Organiser et animer les événements internes (séminaires, staff meeting et groupes de travail).
Communication interne et externe
• Rédiger les notes internes pour communiquer les décisions du Board ou du DG aux équipes.
• Collaborer avec l’équipe interne pour les campagnes de prévention (ex : journées santé).
Amélioration continue et innovation
• Identifier les goulots d’étranglement dans les processus et proposer des solutions (automatisation, outils collaboratifs).
• Benchmarker les bonnes pratiques dans le secteur des ASBL/santé au travail.
• Contribuer aux réflexions stratégiques de développement avec le DG et la Directrice Médicale.
Profil et compétences
Formation :
• Diplôme en gestion administrative, droit, ou sciences sociales (Bac+3 minimum), ou expérience équivalente.
Expérience
• 2 à 3 ans minimum en gestion administrative, coordination de projets, idéalement dans une ASBL, une institution publique, ou un environnement médical/social.
Compétences clés
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion de projets.
• Excellente rédaction en français et anglais indispensables ; allemand et luxembourgeois un plus.
• Capacité à prioriser et gérer des dossiers multiples dans un environnement dynamique.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Autonomie et proactivité : Capacité à anticiper les besoins et à proposer des solutions.
• Esprit d’équipe : Collaboration fluide avec les différents services.
• Rigueur : Respect des échéances et des procédures.